Vendre en copropriété : état daté ou pré-état daté, qui fait quoi et quand ?

Vendre un appartement, ce n’est pas seulement trouver un acheteur et fixer un prix. Dès que le bien fait partie d’une copropriété, l’acquéreur doit recevoir une série d’informations sur la situation financière du lot et de l’immeuble. Deux documents reviennent sans cesse dans les échanges avec le notaire : le pré-état daté et l’état daté. Leurs noms se ressemblent, leur rôle aussi, mais ils n’interviennent pas au même moment et ne sont pas établis par la même personne.

Pourquoi ces documents existent

Un acheteur qui entre dans une copropriété hérite d’une part des dépenses de l’immeuble : charges courantes, travaux votés, fonds de travaux, éventuelles procédures en cours. Pour qu’il s’engage en connaissance de cause, la loi impose au vendeur de lui transmettre des informations précises, d’abord avant la signature de l’avant-contrat, puis au moment de la vente définitive.

Le premier temps relève de l’article L721-2 du Code de la construction et de l’habitation, issu de la loi ALUR. Le second relève de l’article 5 du décret du 17 mars 1967 et de l’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965. Le pré-état daté répond au premier besoin, l’état daté au second.

Le pré-état daté : l’information avant la promesse

Ce qu’il contient

Le pré-état daté n’est pas un document défini en tant que tel par la loi. C’est une synthèse, devenue d’usage courant chez les notaires, des informations financières que le vendeur doit communiquer avant la promesse ou le compromis. On y retrouve notamment :

• le montant des charges courantes et des charges hors budget payées par le vendeur sur les deux derniers exercices ;
• les sommes qui pourraient rester dues par le vendeur au syndicat ;
• l’état global des impayés de charges dans la copropriété et des dettes envers les fournisseurs ;
• la quote-part du fonds de travaux attachée au lot ;
• les travaux votés et non encore appelés, quand il y en a.

Ces informations accompagnent d’autres pièces à annexer à l’avant-contrat : règlement de copropriété, procès-verbaux des trois dernières assemblées générales, fiche synthétique de la copropriété, carnet d’entretien, et les diagnostics obligatoires du logement.

Qui l’établit

Rien n’oblige à passer par le syndic. Le vendeur peut rassembler lui-même les éléments à partir de ses appels de fonds, de ses relevés de charges et des procès-verbaux d’assemblée. Beaucoup de vendeurs demandent pourtant ce document au syndic, qui le facture librement : il n’existe aucun plafond légal pour le pré-état daté, contrairement à l’état daté.

C’est là qu’un outil en ligne peut faire gagner du temps et de l’argent. Le service pré-état daté en ligne de pre-etat-date.ai, par exemple, propose de déposer les PDF de copropriété (au minimum les procès-verbaux d’assemblée, le règlement et les appels de fonds) ; les données financières sont extraites automatiquement, puis le vendeur les vérifie et les complète avant de générer un document conforme au modèle du Conseil supérieur du notariat, partageable avec le notaire par un lien. Le site affiche un tarif de 24,99 € TTC. Il précise lui-même que ce document ne remplace pas l’état daté du syndic et que le vendeur reste responsable des informations transmises.

Quand le fournir

Avant la signature de l’avant-contrat. Si les documents ne sont pas annexés à la promesse ou au compromis, le délai de rétractation de l’acquéreur ne commence à courir qu’à compter du lendemain de leur communication. Autrement dit, un dossier incomplet peut retarder toute la vente. Pour bien situer cette étape, voyez notre article sur le compromis ou la promesse de vente.

L’état daté : l’arrêté des comptes avant l’acte

Ce qu’il contient

L’état daté est établi juste avant la signature de l’acte authentique. Il fait le point sur la situation comptable du lot à une date donnée, en trois parties :

1. les sommes dues par le vendeur au syndicat des copropriétaires ;
2. les sommes que le syndicat doit au vendeur ;
3. les sommes qui seront à la charge de l’acquéreur.

Une annexe indique aussi les charges des deux derniers exercices et les procédures judiciaires en cours. Ces montants restent indicatifs dans l’attente de l’arrêté des comptes de la copropriété.

Qui l’établit et qui le paie

Seul le syndic peut établir l’état daté. C’est le notaire chargé de la vente, ou le vendeur, qui le lui demande. Le coût est à la charge du vendeur.

Combien il coûte

Le prix de l’état daté est encadré. Selon la fiche officielle de service-public.gouv.fr (« Faut-il un état daté pour vendre un logement dans une copropriété ? », vérifiée le 18 février 2026), le coût de l’état daté est limité à 380 € TTC au maximum. Ce plafond est fixé par le décret n° 2020-153 du 21 février 2020, pris en application de l’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965. Si le syndic facture davantage, vous pouvez contester auprès de lui. La fiche précise aussi que le syndic ne peut pas multiplier les facturations lorsque plusieurs lots sont vendus ensemble.

Le tableau des différences

Les erreurs fréquentes

• Attendre le dernier moment. Le syndic peut mettre plusieurs semaines à répondre. Rassemblez vos procès-verbaux et appels de fonds dès la mise en vente.
• Confondre les deux documents. Un pré-état daté ne dispense jamais de l’état daté : le notaire demandera ce dernier au syndic avant l’acte.
• Payer deux fois sans le savoir. Vérifiez sur la facture du syndic ce qui relève de l’état daté (plafonné) et ce qui relève d’autres prestations.
• Oublier les travaux votés. Vendeur et acheteur peuvent convenir dans l’avant-contrat de la prise en charge des travaux décidés avant la vente. Sans clause, c’est celui qui est copropriétaire au jour de l’appel de fonds qui paie.
• Négliger le fonds de travaux. Les sommes versées restent attachées au lot. Un remboursement par l’acquéreur se négocie, il ne va pas de soi.

Calendrier type d’une vente en copropriété

1. Mise en vente : réunir règlement de copropriété, procès-verbaux, appels de fonds, carnet d’entretien et diagnostics.
2. Offre acceptée : préparer le pré-état daté et le transmettre avec le dossier au rédacteur de l’avant-contrat.
3. Signature de la promesse ou du compromis, puis délai de rétractation de l’acquéreur.
4. Quelques semaines avant l’acte : le notaire demande l’état daté au syndic.
5. Signature de l’acte authentique ; le notaire informe ensuite le syndic du changement de propriétaire.

Le règlement des charges entre vendeur et acheteur suit les principes rappelés dans notre article sur les charges de copropriété. En cas de doute sur une somme, c’est au notaire qu’il faut s’adresser : il arbitre ces questions tous les jours.

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